17.12.2014 0:00:00

Turhat kokoukset – järjestäjän opas

Turhista kokouksista puhutaan paljon. Voisi jopa sanoa, että ne ovat keskeinen nykypäivän työelämätrendi. Turhien kokousten järjestäminen on vaativampaa kuin äkkiseltään uskoisi, joten tässä tiivis ja käytännönläheinen järjestäjän opas, jotta teidänkin työpaikallanne päästään surffaamaan trendin aallonharjalla.

Kutsu varmuuden vuoksi paikalle kaikki. Ihan kaikki. Kun palaverissa on enemmän kuin kymmenen osallistujaa, päästään paljon todennäköisemmin loputtoman jaarittelun ja päämärättömän rönsyilyn makuun.
Laadi mahdollisimman epämääräinen agenda. Tai vielä parempaa, älä laadi agendaa ollenkaan.
Älä valmistele päätettäviä asioita etukäteen, vaan tuo ne keskeneräisinä pöydälle. Näin saadaan aikaan mehukasta jaarittelua ja lillukanvarsiin takertumista.
Lähetä taustamateriaalit viime tingassa. Kokemattomampi turhien kokousten järjestäjä saattaa toimittaa 40 sivun tausta-aineistot niinkin aikaisin kuin edellisenä iltana. Todellinen turhien kokousten ammattilainen ei jätä näin paljon pelivaraa, vaan painaa send-nappulaa viisi minuuttia ennen kokouksen alkua. Materiaaleihin tutustumalla saadaan kulutettua paljon kaikkien aikaa kokouksessa.
Älä johda puhetta. Huolehdi siitä, ettei kukaan muukaan johda. Freestylenä kokous karkaa käsistä kaikkein tehokkaimmin.
Puheliaiden besserwisserien verbaali-ilotulittelua ei kannata keskeyttää. Kokouksen turhuus nousee aivan uusiin sfääreihin omaan ääneensä rakastuneiden selittäjien monologeja kuunnellessa.
Huolehdi siitä, että osallistujilla on kännykät, tabletit, tietokoneet tai muut laitteet, joilla voi selailla sähköposteja kokouksen aikana. Rohkaise muita omalla esimerkilläsi. Nyt on hyvää aikaa hoitaa tekemättömät työt!
Älä aseta kokoukselle aikataulua etukäteen. Jos on tullut tehtyä aloittelijan moka ja sovittua kokoukselle kesto, älä pidä siitä kiinni. Ks. kohdat 5. ja 6.
Saavu paikalle myöhässä. Kevytsarjalaiset ottavat akateemisen vartin, mutta todellinen konkari vasta starttailee autoaan siinä vaiheessa.
Häivy paikalta ennen kuin yhtään päätöstä saadaan tehtyä. Kun tulet paikalle 45 minuuttia myöhässä, häippäset vähintään vartin etuajassa ja käytät väliin jäävän ajan tehokkaaseen sähköpostityöskentelyyn, voit taputtaa itseäsi selkään onnistumisen merkiksi!